e-Procurement - nieuwe omzendbrief voor snelle en efficiënte overheidsopdrachten

De omzendbrief van 16 januari 2019 vervangt de gewestelijke circulaire van 2 oktober 2017 betreffende het gebruik van e-Procurement-applicaties door de entiteiten in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest. Vanaf 1 maart 2019 biedt het een kader voor het gebruik van e-Procurement-applicaties (e-Notification en e-Tendering) door de gewestelijke entiteiten van het Brussels Gewest voor de gunning en de uitvoering van overheidsopdrachten.

Het gebruik van elektronische middelen aanmoedigen: minder papier voor doeltreffende overheidsopdrachten


De nieuwe federale wetgeving inzake overheidsopdrachten werd ontwikkeld met als doel het gebruik van elektronische middelen in het kader van procedures voor overheidsopdrachten te bevorderen.

Het gebruik van elektronische middelen ("e-Procurement") bij de gunning en de uitvoering van overheidsopdrachten leidt met name tot een efficiënter aanbestedingsbeleid door de administratieve werklast te verminderen en de transparantie van de aanbestedingsprocedures te vergroten.

Het gebruik van e-Procurement zal het papiergebruik en de verzendings- en vervoerskosten aanzienlijk verminderen. 

Toepassingsgebied

 

e-Procurement

Deze omzendbrief is onder meer van toepassing op de gewestelijke overheidsdiensten en meer in het algemeen op de gewestelijke entiteiten bedoeld in artikel 2, 2° van de ordonnantie van 23 februari 2006 houdende de bepalingen die van toepassing zijn op de begroting, de boekhouding en de controle.

De omzendbrief beoogt met "elektronische middelen" de door de FOD BOSA (Beleid en Ondersteuning) ontwikkelde e-Procurement-applicaties (e-Notification en e-Tendering). Deze laatste bieden economische operatoren en aanbestedende overheden de mogelijkheid om de gunning van overheidsopdrachten langs elektronische weg te organiseren, te beheren en te volgen.

e-Notification

De e-Notification-applicatie biedt de aanbestedende overheden de mogelijkheid om hun overheidsopdrachten elektronisch bekend te maken en de aanbestedingsdocumenten online beschikbaar te stellen.

e-Tendering

De e-Tendering-applicatie stelt de economische operatoren in staat om aanvragen tot deelneming en offertes langs elektronische weg in te dienen, en biedt de aanbestedende overheden de mogelijkheid om de opening van offertes langs elektronische weg te organiseren.

Eén portaal en helpdesk

De toepassingen zijn beschikbaar via het portaal www.publicprocurement.be. Daarnaast biedt de FOD BOSA gebruikers gratis ondersteuning, via de helpdesk van de dienst e-Procurement (e.proc@publicprocurement.be of tel. 02 790 52 00).

Gezien het belang van het gebruik van elektronische middelen in het kader van het gewestelijk aankoopbeleid moeten de gewestelijke entiteiten de hieronder beschreven maatregelen uiterlijk op 1 maart 2019 ten uitvoer leggen.

 

Maatregelen die genomen moeten worden

- Informatie aan het publiek

De gewestelijke entiteiten zijn verplicht het publiek te melden dat zij bij de gunning van hun overheidsopdrachten gebruik maken van e-Procurement (e-Notification en e-Tendering).

- Toepassing van de e-Tendering-applicatie

Elke gewestelijke entiteit moet de indiening van aanvragen tot deelneming en offertes langs elektronische weg via de e-Tendering-applicatie voor overheidsopdrachten tot 30.000 euro (excl. btw) toestaan.

Voor deze overheidsopdrachten moet de gewestelijke entiteit in het bijzonder lastenboek een beschrijving geven van en voorrang geven aan de verzending van offertes via e-Tendering.

- Sensibilisering van economische operatoren voor elektronische indiening van aanvragen tot deelneming en offertes

Elke gewestelijke entiteit moet haar leveranciers bewust maken van de mogelijkheid om hun aanvragen tot deelneming en offertes langs elektronische weg in te dienen. Voor de uitvoering van deze maatregel zullen de gewestelijke entiteiten worden ondersteund door de FOD BOSA, die onder meer gratis specifieke opleidingen zal aanbieden.

Het Gewestelijk Agentschap voor Administratieve Vereenvoudiging (Easybrussels) zal, in samenwerking met de Economische en Sociale Raad voor het Brussels Hoofdstedelijk Gewest en impulse.brussels, de economische operatoren sensibiliseren.

- Toepassing van de e-Notification-applicatie

Behalve bij uitzonderingen op het vlak van beveiliging, plaatst elke gewestelijke entiteit haar documenten betreffende de overheidsopdracht online of plaatst ze een elektronische link naar de documenten die vrije, rechtstreekse, onmiddellijke en volledige toegang tot de documenten biedt.

- Gebruik van "Free Market" voor onderhandelingsprocedures zonder voorafgaande bekendmaking (vanaf 30.000 euro excl. btw)

De "Free Market" is een specifieke omgeving binnen de e-Notification-applicatie waarin aanbestedende diensten overheidsopdrachten waarvoor geen verplichting tot bekendmaking geldt, vrijwillig online kunnen plaatsen. Deze opdrachten worden online geplaatst met of zonder bekendmaking.

Gewestelijke entiteiten plaatsen hun opdrachten online op de "Free Market", met of zonder bekendmaking, onder verschillende voorwaarden (bv. als de geschatte waarde van de opdracht meer dan 30.000 euro excl. btw bedraagt).

De "Free Market"-omgeving van de e-Notification-applicatie zorgt ervoor dat de beginselen van concurrentie en gelijke behandeling ten aanzien van de economische operatoren worden nageleefd. 

- Aanwijzing van een referentiepersoon e-Procurement

Elke gewestelijke entiteit wijst een referentiepersoon e-Procurement aan. Zij zijn de contactpersoon voor Easybrussels, dat belast wordt met de monitoring van de uitvoering van de omzendbrief.

De referentiepersonen staan ook in voor de coördinatie en het doorgeven aan Easybrussels van alle opleidingsbehoeften voor de e-Procurement-tool.

Actie van Brulocalis

 

Op het gebied van elektronische aanbestedingen heeft Brulocalis haar leden gewezen op de ingrijpende wijzigingen in de regelgeving terzake. Personeel van lokale besturen werden opgeleid om optimaal gebruik te maken van de tools voor het elektronisch beheer van overheidsopdrachten.

In het kader van de samenwerking met Brulocalis wil Easybrussels ook de lokale overheden bewust maken van de voordelen van het gebruik van e-Procurement en beveelt het aan om de maatregelen in deze omzendbrief toe te passen.

Info


Omzendbrief Easybrussels/2019/e-Proc. - Overheidsopdrachten - applicaties door de entiteiten van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest - Inforum 327727
« Terug
Publicatiedatum
25-03-2019
Algemene voorwaarden | RSS | Nuttige links