Vademecum: PIC

De PIC (participant identification code) is het nummer dat wordt toegekend aan een online-dossier waarin alle voor de Europese Commissie relevante informatie over de aanvrager van Europese fondsen ("AMIF", "COSME", "Rechten, Gelijkheid en Burgerschap", "Europa voor de burger", "H2020", "ISF Politie" en andere) wordt gecentraliseerd. De creatie van deze code maakt het vervolgens mogelijk om aanvraagformulieren te verkrijgen waarin een deel informatie automatisch wordt verstrekt.


Een gemeente of OCMW kan maar één PIC-account hebben. Verschillende personen van de gemeente kunnen echter toegang krijgen tot de account op het « portaal van de deelnemers ». Elk van deze personen moet beschikken over een « EU login », wat een individuele account is (zie vademecum EU login).
De voorwaarde tot het verkrijgen van een PIC is het hebben van een rechtspersoonlijkheid. Entiteiten die dus verbonden zijn met een gemeente maar een aparte rechtspersoonlijkheid hebben, moeten hun eigen PIC hebben.


1. Een PIC-account aanmaken

1.1. Surf naar https://ec.europa.eu/info/funding-tenders/opportunities/portal/screen/how-to-participate/participant-register
1.2. Klik op Register your Organisation en voer uw EU-login (zie supra) in
1.3. Klik op Next
1.4. Vul in het tabblad Identification, zoveel mogelijk verplichte velden in (velden met een *). Aandachtspunten:
a. OCMW’s moeten in het veld Registration number hun registratienummer bij de Kruispuntbank van Ondernemingen invullen
b. VAT number is het BTW-nummer
1.5. Klik op Next
1.6. Een lijst van juridische entiteiten kan op het scherm verschijnen:
a. Als één van de vermeldingen overeenkomt met de gemeente/het OCMW, probeer dan niet om een tweede PIC aan te maken; klik op use this PIC en dan op contact organisation om te schrijven naar de persoon die u toegang tot de PIC kan geven
b. als geen van de vermeldingen overeenkomt met de gemeente/OCWW, vinkt u het vakje None of… onderaan de pagina aan en klikt u op Next
1.7. Vul zoveel mogelijk verplichte velden in in de tab Organisation. Aandachtspunten:
a. Vink in het veld Legal status a legal person – public body – non-profit aan (bepaalde Europese programma's zijn uitsluitend toegankelijk voor deze entiteiten)
b. In het veld Legal form, kies UNKNOWN (bij gebrek aan een categorie public entity)
c. Kies Frans of Nederlands als Official language

1.8. Klik na het invoeren van de officiële adresgegevens (Legal address) op Next
1.9. In het volgende tabblad is Contact person de persoon die de gemeente/het OCMW invoert en die aanvankelijk de « contactpersoon » zal zijn voor de Europese Commissie. Een deel van de contactgegevens (e-mail, voornaam en achternaam) wordt automatisch ingevuld. Klik na het invullen van minstens de verplichte velden op Next
1.10. Controleer in het tabblad Summary of alle gegevens correct zijn en klik op Submit
1.11. Op het volgende scherm krijgt u de PIC; u ontvangt deze code ook per e-mail op het adres dat in het formulier staat.


2. Andere personen toegang geven tot de PIC-account

Opgelet: toegang tot de PIC-rekening kan alleen worden gegeven aan personen die een EU-login (supra) hebben.

2.1. Inloggen op de pagina https://ec.europa.eu/info/funding-tenders/opportunities/portal/screen/how-to-participate/participant-register
2.2. Klik in het menu links (of rechts als u een klein scherm gebruikt) op My Organisation

2.3. Klik op Actions in de lijn die overeenkomt met uw organisatie (zie afbeelding hieronder)
2.4. Er zijn twee verschillende concrete gevallen:
i. Indien uw organisatie DECLARED is (deze werd bijvoorbeeld zonet geregistreerd op het portaal), dient de persoon die de account gecreëerd heeft of toegang heeft tot deze account, de volgende procedure te volgen:
a. klik op Manage Roles
b. klik op Add Roles in het formulier, en kies dan de rol Self Registrant
c. voer de gegevens in van de persoon die toegang moet krijgen tot de account


ii. Indien uw organisatie VALIDATED is (in geval van selectie in het kader van een projectoproep), dient de LEAR of beheerder van de account (infra) deze procedure te volgen:
a. Na de stappen 2.1 tot 2.3 (supra) klikken op View Roles
b. In het volgende scherm klikken op Edit Organisation Roles en dan op Add Roles
c. Kies in het formulier de rol die nodig is voor de persoon die toegang vraagt. Bijvoorbeeld:
o Account Administrator indien deze persoon de gegevens moet kunnen veranderen, of documenten moet kunnen uploaden op de account [N.B. enkel de LEAR (infra) kan een accountbeheerder benoemen]
o Legal signatory indien deze persoon documenten moet ondertekenen die een juridische waarde hebben (een accountbeheerder kan deze ook benoemen)
d. vul het formulier in met de contactgegevens van de persoon die de toegang tot de PIC nodig heeft en klik op OK


3. Aanmaak van uw account afronden

Om de aanmaak van uw account af te ronden:

3.1. Na de stappen 2.1 tot 2.3 (supra) klikken op Modify Organisation
3.2. Kies in het menu links Programme specific information en vul het formulier in zoals aangegeven in het volgende voorbeeld
3.3. Vergeet niet om op Submit changes te klikken wanneer u klaar bent met het aanbrengen van de wijzigingen
3.4. Klik dan op Documents (menu links), Add Document en vul het formulier Publiekrechtelijke Entiteit in (Public Law Body, hier downloaden in FR/ NL) door te klikken op FEL Form public entity in het veld Document type. Dit formulier moet in de PDF-versie worden ingevuld, afgedrukt, ondertekend, gescand en opgeslagen. Vervolgens moet dit document geüpload worden (Upload) op het portaal van de deelnemers

4. De LEAR

Zodra het project is ingediend en geselecteerd, zal de Europese Commissie u vragen een vertegenwoordiger van uw organisatie aan te duiden (LEAR - Legal Entity Authorised Representative). Hij/zij is verantwoordelijk voor het beheer van de juridische en financiële informatie van de organisatie en beslist wie gemachtigd wordt om financiële verbintenissen te tekenen. Deze LEAR kan elke persoon in de gemeente of het OCMW zijn die deze bevoegdheid met een zekere continuïteit kan uitoefenen. De LEAR mag dan wel niet de « wettelijk vertegenwoordiger » zijn op juridisch vlak, maar hij of zij zal het benoemingsdocument moeten ondertekenen. De LEAR moet beschikken over een eigen EU-login (supra).
Het is soms verleidelijk om van de LEAR de coördinator van het eerste Europese project te maken, maar dit kan later problemen geven bij het opstarten van een ander Europees project. Wij raden dit dus ten zeerste af. Gemeenten/OCMW's kunnen er bijvoorbeeld voor kiezen om de contactpersoon van de WG Europa te benoemen na een beslissing van het College.

Zodra de LEAR aangeduid is, zal deze vervolgens bepalen wie toegang heeft tot de account en met welke daarbij horende rechten (supra).

Wenst u meer informatie? Surf dan naar deze pagina van de Europese Commissie en/of contacteer Brulocalis.





« Terug

Auteur(s)

Davide LANZILLOTTI
Laatste update
24-12-2019
Algemene voorwaarden | RSS | Nuttige links