Entrée en vigueur de la nouvelle réglementation en matière d'état civil - deadline 31 mars

Reprise du Courrier commun du Ministre de la Justice et du Ministre de l’intérieur, adressé ce 11 février 2019 aux Collèges des Bourgmestre et échevins et aux Officier de l’Etat civil

La nouvelle réglementation relative à l'état civil entre en vigueur le 31 mars 2019. Ces nouvelles dispositions ont été libellées dans la loi du 18 juin 2018 portant dispositions diverses en matière d'état civil et des dispositions en vue de promouvoir des formes alternatives de résolution des litiges (M.B. du 2 juillet 2018), telle que modifiée par la loi du 21 décembre 2018 portant dispositions diverses en matière de justice (M.B. du 31 décembre 2018) et la loi du 19 décembre 2018 modifiant diverses dispositions relatives à la réglementation concernant l'enfant sans vie (M.B. du1 er février 2019).
Cette entrée en vigueur génère d'importants changements pour les communes. En voici les principaux :
o Les actes ne seront plus dressés sur papier ni enregistrés localement ; ils seront établis dans un format dématérialisé et enregistrés dans une base de données centrale (BAEC).
• Les actes devront être signés électroniquement par l'officier de l'état civil ou le fonctionnaire qu'il mandate. Le citoyen ne sera plus tenu de signer l'acte.
• Les copies conformes et extraits seront dressés et délivrés de manière identique pour toutes les communes et les citoyens de votre commune pourront en faire la demande, quelle que soit la commune ou le lieu où ils ont été établis.
• Le Registre national sera mis à jour automatiquement sur la base des données des actes.
• Les jugements et changements de nom seront à l'avenir transmis électroniquement depuis le SPF Justice vers la nouvelle base de données centrale (BAEC) pour ensuite être traités automatiquement. Si une action devait encore s'imposer,ils seront transmis électroniquement à l'officier de l'état civil compétent.
Dans la perspective de cette nouvelle ère, les nouveaux programmes sont actuellement testés par les communes. La participation à ces tests est extrêmement importante pour mettre à l'épreuve la qualité des nouveaux programmes et constitue une excellente préparation à l'utilisation de la nouvelle application à partir du 31 mars 2019. En effet, certaines nouvelles fonctionnalités ont été ajoutées afin de permettre d'apporter aisément des modifications sur des actes existants.

Il sera en outre possible d'échanger des messages électroniques avec l'ensemble des services concernés par l'état civil.
À compter du 31 mars 2019, c'est exclusivement sur la base des actes enregistrés dans la BAEC que les copies conformes et les extraits seront dressés et actualisés. Pour ce faire, les anciens actes concernés doivent impérativement être chargés dans la nouvelle base de données depuis les registres locaux.
Afin de lancer correctement cette modernisation de l'état civil, il est essentiel que chaque commune entreprenne au moins les démarches suivantes :
1. S'assurer qu'elles disposent, par l'intermédiaire de leur fournisseur local de logiciels ou de leur partenaire informatique, d'une application d'état civil, nouvelle ou modernisée, leur permettant d'établir et de signer les actes par voie électronique.
2. Tester suffisamment cette nouvelle application avant le lancement le 31mars 2019.
3. S'assurer que les personnes en charge de l'état civil aient reçu une formation appropriée sur les nouvelles dispositions légales et qu'elles soient suffisamment formées pour utiliser le nouveau système.
4. Afin d’assurer le service aux citoyens, l'officier de l'état civil, en application du nouvel article 9 du Code civil, doit habiliter les membres du personnel de l'état civil à effectuer eux-mêmes certaines opérations par voie numérique. La célébration des mariages demeure toutefois réservée à l'officier de l'état civil ou à la personne habilitée à le remplacer.
5. L'officier de l'état civil et les personnes qu'il délègue doivent disposer des droits d'utilisateurs nécessaires au sein de RRN-ADMIN. Outre l'officier de l'état civil, le bourgmestre et les échevins qui célèbrent un mariage doivent disposer de droits d'utilisateur suffisants pour pouvoir signer l’acte de mariage avec le certificat de leur carte d'identité électronique.
6. Votre service d'état civil doit disposer du matériel nécessaire pour signer électroniquement les actes, ainsi que d'un scanner pour migrer les anciens actes vers la BAEC lorsqu'une copie conforme d'un acte est demandée ou qu'une modification doit être apportée à celui-ci.
7. Anticiper la migration des anciens actes par lots, surtout si votre commune est déjà amenée à livrer aujourd'hui de nombreux extraits ou copies conformes. Dans le cas contraire, le fonctionnement des services de l'Etat civil et Population risque d'être perturbé.

Si vous avez des questions concernant les points précités, n'hésitez pas à les envoyer à l'adresse e-mail suivante : helpdesk.DABS@premier.fed.be. Cependant, les questions techniques doivent d'abord et avant tout être adressées à votre fournisseur informatique.
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Auteur

Philippe Delvaux
Date de publication
20-02-2019
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